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内部統制と業務効率化を両立 グローバルな情報共有・文書フローを実現する 「EMC Documentum」

		企業は文書で動いている！

　どれほどIT化が進んでも、企業の中からなくならないものがある。その1つが、業務文書だ。決算書などの法的書類のほか、部門内外の情報共有の手段として、文書が果たす役割は非常に大きい。例えば物流部門では、製品の出荷指示書や取引先別納品書などがあるし、開発部門では仕様書や設計書をチームで共有することで仕事を進めている。これらは会社の基幹プロセスをドライブする指示や合意であり、対外的には会社の公式な意思表示となるものだ。こうした文書をいかに管理・共有し、業務を円滑に進めるか――これは業種・業界を問わず、どんな企業にも共通する経営課題だろう。

　各社が苦労する点は大きく分けて、3つある。その第1は、年々増え続ける膨大な文書「量」にいかに対応するか。第2に、会社規模が大きくなるにつれ、分散化する拠点間でどのように文書を共有・回覧するか。そして第3が、機密文書など重要情報に関するセキュリティをどのように確保するか。

　昨今ではこれらの課題に加え、J-SOX法への対応など、内部統制への取り組みも課題となっている。すなわち、「どの文書が誰によって作成され、書き換えられ、承認を受けて正規の書類として扱われるようになったのか、誰がいつそれにアクセスし、具体的な処理を行ったのか」などに関するエビデンスを残す仕組みが必要なのだ。

　以上のような課題を解決する手段として有効なのが、文書管理システムだ。“文書管理”というと「たくさんの文書やファイルを保管するシステム」というイメージがあるが、文書アーカイブのためのファイリングシステムだけでなく、文書フローを確実に管理すること──すなわち組織における意思決定や合意形成の支援という大きな役割が求められるようになっており、情報共有のインフラとして文書管理システムの重要性は大きなものがある。こうした思想に基づいているのが、EMCジャパンが提供する「Documentum」シリーズだ。

		情報共有の3つの柱

　ここで、情報共有に必要な事柄について整理してみよう。まず業務的な観点から見ると、

1. 適切なプロセスに従い、文書を作成・承認・閲覧できる
2. 文書の統制なき複製を抑え、「共有」する仕組みを作る
3. 離れた拠点間でも大量の文書を共有できる

といった事柄を満たす必要がある。一方、技術的には、

1. 監査に必要なログ／イベント記録の保存
2. セキュリティ対策
3. 大量文書データの処理

といった要件を満たさなくてはならない。

　Documentumの特徴は、こうした業務・技術要件に応える機能を網羅的に備えていることだ。同社マーケティング本部 CM&A担当 マーケティング・マネージャの杉本奈緒子氏は「手組みで文書管理システムを構築している企業も多いと思いますが、Documentumは内部統制に必要な『監査証跡』機能はもちろん、関連する複数のドキュメントを仮想的に1つに統合する『バーチャルドキュメント』、異なる拠点で大量文書を高速に処理する『大量文書対応のアーキテクチャ』をすべて備えています。今後、何か新しいニーズが出たとしても、新機能はすべてバージョンアップで対処できるので、手組み開発より迅速かつきめ細かく対応できます」と語る。特に「異なる拠点間で、1つの文書を効率的に共有すること」「大量文書の処理」は同製品の強みだという。「もともとDocumentumは、全企業内の文書管理・共有を効率化することを目的に設計されているので、大量データの処理や、グローバルな拠点間での情報共有を得意としています」（杉本氏）

図1　EMC Documentumの基本機能

　中でも、ユニークな機能を2つ挙げよう。1つは前述した「バーチャルドキュメント」だ。これは複数のファイルとして作られた文書を「テーマ（目的）」に基づいて、仮想的に1つの文書として扱う機能だ。多くの文書管理システムでは、テーマごとにフォルダやテーブルを決め、その中に関連文書を保管するが、本機能は作成者や作成時期、形式が異なる文書を仮想的に「1つのドキュメント」として管理する。例えば、製薬会社で1つの新薬を開発するときに作成される各種資料は、紙ファイルに換算すると幅数百メートルに及ぶことがあるほど膨大だが、例えば新薬の100ミリグラムの申請と50ミリグラムの申請での共通する情報は、バーチャルドキュメントを使うことで、複製を作ることなく同じ文書ファイルを共有しながら、それぞれの申請資料として集約・整理できるわけだ。

図2 バーチャルドキュメント

　では、拠点間でこうした文書を共有するにはどうするか。Documentumは、物理的に離れた地域でも大量文書を高速に処理する仕組みとして「Branch Office Cashing Server」（BOCS）という機能を提供している。これは、本社にあるサーバのリポジトリから高速にデータをキャッシングし、クライアントに返すもの。普通、キャッシュしたデータへの書き込みはできないが、BOCSではキャッシュデータへの書き込みを可能とし、その差分を本社サーバへ返すので、どこにいても最新情報を共有できるという。

		グローバルな情報共有への対処

　実際、米国ユナイテッド航空では、監査が厳しい航空機メンテナンス業務において、大量の関連ドキュメントをグローバルに管理・共有し、定められたプロセスを運用するためにDocumentumを導入。監査基準への対応はもちろん、従来の紙文書に比べて運用コスト軽減、業務効率向上といった効果を上げているという。

　国内企業でいえば、「J-SOX法への対応」「営業業務の効率化」を目的に、TISがDocumentumを採用。見積もり担当者、請求担当者などおのおのの業務がスムーズに流れるようになり、業務プロセスが向上したほか、Documentumの持つ監査機能によってJ-SOX対応も万全だという。

　また、ここでは紹介しきれなかったが、Documentumにはこのほかにもセキュリティや文書のバージョン管理機能など、どんな企業のニーズも満たす豊富な仕組みが備わっている。開発ツールも充実しており、業務部門・IT部門・開発者のすべての課題を解決する。「業務効率もコンプライアンスも向上し、かつ管理運用コストを下げたいたい」という企業にお奨めの情報共有インフラといえるだろう。

EMCジャパン
Documentumファミリ

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提供：EMCジャパン株式会社
企画：アイティメディア 営業本部
制作：＠IT情報マネジメント編集部
掲載内容有効期限：2009年4月24日