FAXサーバ不要、FAX ASPサービスの決定版

FAXサーバ不要、FAX ASPサービスの決定版
　「受発注の効率化」と「コスト削減」を実現

製造業界や流通業界では、FAXによる受発注を基幹業務としている企業も多い。FAXは1対1の通信となるため、受発注の増加に伴って、取引先からのFAX受信に時間を要するなど“渋滞”が起こりやすいのが難点だ。しかし、これを回避するために自社で大量の電話回線やFAXサーバを導入するには、設備投資や運用管理負担が大きな障壁となってくる。「受発注業務の効率化」、「コスト削減」を一気に解決できるのは、NTTコミュニケーションズが提供するFAX ASPサービス「iFAX」だ。

		FAX受発注業務の課題

　ビジネスのIT化、EDIの導入などが進む今日でも、依然としてFAXは重要なビジネスインフラの1つだ。導入のしやすさと簡単な操作性からFAX利用率は極めて高く、現在でも多くの企業でFAXによる取引が行われている。

　受発注業務で大量のFAX送受信を行う企業では、業務の効率化が必要不可欠。しかし、FAXサーバを導入するとなると、繁忙期を想定した処理能力にする必要があるため高額投資になりがちで、その後の運用管理コストも考慮すると、導入に踏み切るのは容易ではない。

　このようなFAX受発注業務における課題を一気に解決するサービスが、NTTコミュニケーションズの提供するインターネットFAXサービス「iFAX」だ。　受発注業務の利用シーンごとに、iFAX導入のメリットを紹介しよう。

		注文受付／納期回答業務におけるiFAX導入のメリット

メリット1

注文受付をスピードアップ、ビジネスチャンスの損失を防止

　iFAXを利用すれば、取引先からのFAX注文書を電子メールで高速受信することができる。送られてきたFAXをiFAXが一括受信するため、繁忙期などの注文受付ピーク時も“渋滞”が起こる心配はない。これにより、取引先にストレスを与えることなく、円滑な注文受付を行うことが可能だ。

メリット2

アウトソーシングによる設備・運用管理コストの削減

　ASPサービスであるため、大量の電話回線やFAX端末、高価なFAXサーバも一切不要。取引先の設備を変更することなく、既存の環境を活用して、簡単に大量のFAX受信を実現できる。設備投資のほか、運用管理コストも大幅に削減。トータルコストダウンを図ることができる。

メリット3

注文受付稼動の削減

　注文書をメールで電子データとして受信することにより、FAX原紙の紛失リスクや回収のための時間的なロスもなくなる。また、注文書の仕分け処理がしやすくなるため、注文受付稼動を削減することが可能だ。

メリット4

セキュリティ対策も万全

　社内システムとiFAXとを専用線で接続することで、高いセキュリティを確保。個人情報やクレジットカード情報などの機密情報を扱う金融・保険業界をはじめ、数多くの企業において導入実績があるから安心だ。

メリット5

ニーズに応じた便利な使い方が可能

　iFAXでは各種サポートツールが充実。iFAX対応パッケージソフトを社内システムに組み込むことにより、取引先からの注文書を自動的に仕分け・集計し、受注確認書や納期回答書を自動送信することができる。人員の再配置や人件費削減ができるほか、システムから自動FAX送信するため、人為的なミスや誤送信の防止に役立つ。

　さらに、大切な取引先との関係を維持・向上させるのには、iFAXの「着信課金（オプション）」がお勧めだ。通常、FAX通信料は発信者である取引先の負担となるが、着信課金を使えば、フリーダイヤルのように通信料を受信側で負担できるので、競合他社との差異化や顧客満足度の向上を図ることができる。

図1　受発注FAXソリューション導入事例（流通業のお客さまの場合）（画像をクリックすると拡大します）

		自社作成の帳票イメージファイルも送信可能

　受発注業務では、注文書や納期回答書など定型フォーマットを利用するのが一般的だろう。こうした帳票を、プリントアウトすることなくダイレクトにFAX送信できるのが「帳票FAXソリューション」だ。すでに自社で帳票を作成している場合は、「FAX送信だけ」をiFAXにアウトソーシングできる。この場合、帳票イメージファイル（PDF、TIFF形式）を電子メールに添付してiFAXへ送るだけで、簡単に取引先へFAX送信することが可能だ。社内システム側でiFAXにメール送信する仕組みを用意すれば、全自動の帳票FAXシステムを短期間に構築できるというわけだ。

　また、iFAXを利用すれば、FAX配送履歴をWebや電子メールで確認することが可能。取引先側のFAXトラブルなどで原稿が届かなかった場合、簡単な操作で、不達宛先のみへ再送信することもできる。

		帳票作成から自動FAX送信まで、フルアウトソーシングも可能

　さらにiFAXでは、「帳票作成から自動FAX送信まで」を、まとめてアウトソーシングできる「帳票FAXソリューション」も提供されている。

メリット1

大掛かりなシステム開発が不要、導入・通信コストを大幅削減

　社内システム側で行う必要があるのは、基幹システムからのデータ出力・送信のみ。インターネットまたは専用線（HTTPS／FTP）で、CSVファイルをiFAXに送るだけだから、送信時間を大幅に短縮することができる上、回線を含めたトータルコスト削減が可能。また汎用プロトコルで接続可能なため、既存システムの変更を最小限に抑えることができる。

メリット2

多種多様な帳票レイアウトに対応、高画質FAX出力が可能

　iFAXに登録する帳票フォーマットは自由自在に設定することが可能。複数フォーマットにも対応している。システム生成した帳票イメージを送信するため、細かい文字もつぶれることなく高画質FAX出力が可能だ。

メリット3

充実の帳票FAX送信管理機能、安心のサポート体制

　Web画面から、送信原稿イメージやFAX配送状況を確認できるほか、不達宛先への再送信や各種検索、配送履歴のダウンロードなども可能だ。もちろん、保守・運用はNTTコミュニケーションズが24時間365日、フルサポート。システムは、NTTデータセンタで運用しているため安心だ。

図2　iFAX帳票FAXソリューションを利用したフルアウトソーシング（画像をクリックすると拡大します）

　これらのメリットにより、製造業界、流通業界など、さまざまな業界において、iFAXの「帳票FAXソリューション」は採用されている。

●「iFAX」とは？

　iFAXは、電子メールとFAX間の双方向通信を可能にするネットワークサービス。「（1）メールからFAXへ」「（2）FAXからメールへ」「（3）FAXからFAXへ」の送信を可能にする。

図3　iFAX（インターネットFAX）サービスイメージ

＜iFAXの主要な機能＞

送信機能	一斉同報送信	簡単な操作で、最大3,000宛先へ一斉に原稿を送信可能。
	時刻指定送信	相手先に送信開始する時刻（発信時刻から最大4日先まで）を発信時に指定可能。
	再コール・再送信	相手先のFAXが通信中の場合、iFAXが自動的に再コール（2分間隔で15回）。また、届かない宛先があった場合、簡単な操作で不達宛先のみ再送信可能。
	受付通知・配送結果通知	サービス受付／受付不可、各宛先への配送結果に関する情報を発信元へ通知。
受信機能	着信課金（オプション）	通信料金を着信側が負担。iFAX版フリーダイヤルとして利用可能。
受信機能	バッファリング機能	複数の相手先からの着信が集中しても、iFAXが原稿を蓄積することにより、FAXの混雑を解消。
その他	国際FAXサービス	国内のメールやFAXから、海外のFAXへ送信可能。国内・海外の宛先を混在した一斉送信もOK（別途「国際通信」のお申し込みが必要です）。

		iFAXの導入事例

　受発注業務の効率化以外にも、社内・社外の一斉情報連絡や、セミナー案内などのFAXDM、Web連携した予約受付、音声自動応答によるコンタクトセンター24時間電話受付／情報提供や誤送信防止など、iFAXは幅広い分野で活用されている。

図4　音声自動応答による24時間電話受付／FAX送信ソリューション

　すでにさまざまな業界で豊富な導入実績があるiFAX。今後も避けて通れないFAX送受信業務をスマートに効率化したいなら、NTTコミュニケーションズが提供するiFAXを検討すべきだろう。より詳細な導入・活用事例はホワイトペーパーとして用意されているので、下のホワイトペーパーダウンロードセンターから入手して欲しい。

お問い合わせは iFAXサービスセンタへ

事例やサービスの詳細情報、資料請求をご希望のお客さまは、以下のiFAXサービスセンタまで、お気軽にお問い合わせください。

NTTコミュニケーションズ株式会社
iFAXサービスセンタ