ビジネス帳票のFAX送信業務をどう効率化するか？ いま、FAX ASPサービスが選ばれる5つの理由

		業務についてまわる帳票類のFAX送信、 その効率化の決め手は？ 発注書や納品書など帳票類のFAX送信には人手とコストがかかる。 しかし業務上のニーズからFAXをなくすわけにはいかない。 業務プロセスの全体最適化をめざすシステム管理者にとってこれは悩みのタネだ。自社FAXサーバの立ち上げは選択肢の1つだが、システム構築と メンテナンスを考えるとどうしても二の足を踏む。 これらを解決する究極のソリューションはないのだろうか？
株式会社ネクスウェイ ビジネスソリューション推進部 営業グループマネジャー 山本哲氏

企業はなぜFAX ASPサービスを選ぶのでしょうか？

　
FAXサーバ不要、初期投資ゼロ

　FAXサーバの自社立ち上げには、大きなリスクがつきもの。取引先のシステム環境まで想定するなら、システムの規模は大きくなり、開発期間も長引きます。ネクスウェイの｢FNX e-帳票FAXサービス｣のようなASPサービスを使えば、初期投資はゼロ。通信ネットワークのキャパシティが大きいので、ピーク時の大量データ送信も安心です。おまけに保守コストもかからない。コストや人的負荷の面から比べても自社のFAXサーバ立ち上げよりずっと大きなメリットがあると皆さんお考えになるようです。

　
多様なデータファイル形式に対応

　そこで気になるのが対応データの形式。しかし心配はいりません。｢FNX e-帳票FAXサービス｣の場合、従来一般的だった固定長ファイルに加えて、CSVテキスト、PDF/TIFFといったイメージデータにも対応しています。しかも通信プロトコルは、全銀TCP/IP手順に加えて、FTP、電子メール（SMTP）などが利用できます。ホストシステムのみではなくオープン系システムとの連携も容易で、さまざまなアプリケーション環境に対応しているわけです。

　
自社オリジナルの帳票出力が可能

　どんな帳票レイアウトが可能なのかということも、ぜひチェックしていただきたいところ。「FNX e-帳票FAXサービス」の場合、フォントやサイズなどが幅広く設定でき、ロゴマークやバーコードなどの印字も可能です。そのため現在使用している帳票の体裁をほぼそのまま踏襲することができます。またFAXのみではなく電子メールでの受信を希望されるお客様の声にも応えることができるため、デジタル化の流れにも遅れをとりません。

　
送信管理はWebサービスで万全

　送信管理についてネクスウェイでは｢FNXnavi」というサービスをお届けしています。これを利用すればWebブラウザ上で送信状況の確認や再送信指示などが行えるほか、配信後のログレポートや送信済原稿を見ることができます。送信結果や不達の通知、そしてFAX送信で必ず問題となるリダイヤルなどもすべて安心してお任せいただけます。送信状況は365日24時間体制でしっかり管理されているので、送信の監視・運用・保守に関するユーザーサイドの負担はほとんどありません。

図1　FNXのユーザーインターフェイス（クリックすると拡大します）

　
すでに数千社が導入、確かな実績

　株式会社リクルートを母体として生まれたネクスウェイ。そのFNXサービスは、すでに18年間の実績を持ち、すでに9000社以上の企業で使われています。ネクスウェイは情報守秘が義務付けられている総務省管轄の通信事業者でもあるため、お客様の情報や登録内容も常に厳格に管理し、個人情報保護の面でも安心してご利用いただけます。

　帳票のFAX送信にかかわるコストや人的負荷はどうやっても減らせないと、もしお考えであれば、ネクスウェイの｢FNX e-帳票FAXサービス｣をぜひ一度お試しください。

※一部の機能は2006年4月以降提供予定です。詳しくは営業担当までお問合せください。

ユーザー事例

　製造業になくてはならない機械工具。株式会社NaITOはその機械工具を全般に取り扱う商社だ。1000社を超える特約メーカーとその数倍に及ぶ国内ディーラーとの強力なパイプ役を務める同社にとって、迅速で確実な受発注は事業の要となる。NaITOはネクスウェイのFNXサービスを導入しこの作業を大幅に効率化した。

　
営業の受発注作業が1日に45分

　EDIに対応できていない販売店との受発注業務に各支店の社員は煩雑なFAX送信作業を強いられていた。端末での受注処理から発注書のプリント、そのコピー作成など、送信までに一日平均で45分近くがかかる。社内で「FAX送信を自動化したい」という声が高まった。また受発注業務には再生資源にならない帳票用紙が使用されていたが、環境への配慮からこの大量の紙廃棄の問題を解決する必要があった。

　
開発と運用の手間とリスクを検討しFAX送信サービスを選択

　担当部署の人員は5名。新たなFAXサーバを導入して、システム開発を行い、管理していくことはマンパワー、立ち上げ時のリスク、サーバルームのスペース確保といった点で実現が難しいと判断。基幹システムを開発していた企業の推薦もありFNXサービスの導入を決定。

図2　NaITOのシステム構成図（クリックすると拡大します）

　
事務の効率化と環境コンプライアンスの達成で一石二鳥

見積書、納期回答書、発注書など10種類ほどの帳票を自動化。その結果、各支店でFAX送信のための単純作業が軽減。また、社内伝票などプリントが必要なものは、高速レーザープリンタへの置き換えにより、スピードアップと再生可能な普通紙への移行が実現した。販売店の送受信環境に対応しながら自社の業務効率化を達成。

ぜひ、お問い合わせください 。 当事例についてのさらに詳しい情報、または、資料のご請求は、 下記までお問い合わせください。 株式会社ネクスウェイ フリーダイヤル　0120-878-537 （受付時間／平日10：00〜18：00） e-mail: [email protected]